Das glaube ich nicht
Zeitmanagement: Planungs-Tools schaffen Übersichtlichkeit
Wer nicht als Angestellter arbeiten will, genießt in den meisten Fällen mehr Flexibilität. Die Selbstständigkeit aber bringt nicht immer einen geringeren Arbeitsaufwand mit sich, weswegen sie zur Umgehung einer Vollzeit-Tätigkeit denkbar ungeeignet erscheint. Und auch wenn die persönliche Multitasking-Fähigkeit vorzeigbar ist, braucht es zwingend strukturierte Abläufe. Sonst nämlich verlieren Selbstständige schnell den Überblick.
Aus diesem Grund gehört ein Tool zur Planung aller Arbeitsabläufe und To-Dos zwingend in jeden Werkzeugkasten erfolgreicher Selbstständiger. Der Terminkalender aus Papier hat in diesem Zusammenhang längst ausgedient, denn er erweist sich als nicht flexibel genug. Mit Anwendungen für PC oder Smartphone allerdings treten ausgefeilte Algorithmen auf den Plan, die nicht nur die Verwaltung von Aufgaben, sondern auch Zeiterfassung und Priorisierung erlauben. Mit einem solchen Tool gelingt es leichter, jeden Arbeitstag schon im Vorfeld zu planen und künftige Aufgaben ohne die Gefahr einer Überlastung zu integrieren.
Mitarbeiter-Verwaltung. Lohn und Co. im Blick behalten
Die Selbstständigkeit ist nicht immer eine „One-Man-Show“. Oft braucht es schon zu Beginn fähiges Personal, das sich um die Belange der täglichen Arbeit kümmert. Für den Gründer selbst bringt das einen zusätzlichen Verwaltungsaufwand mit sich, denn in Sachen Personal müssen rechtliche Aspekte zwingend berücksichtigt werden. Bei der Gehaltsabrechnung gilt es, verschiedene Modelle zu nutzen und voneinander unterscheiden zu können. Das ist nicht nur wichtig, um Angestellte fair bezahlen zu können, sondern ermöglicht auch den professionellen Umgang mit der Sozialversicherung.
Der Umgang mit Löhnen und Gehältern ist keine Aufgabe, die sich mit Stift und Papier erledigen lässt. Längst schon ist es notwendig, Daten elektronisch zu übermitteln und komplexe Kalkulationen anzustellen. Eine Software für die Lohnabrechnung ist aus diesem Grund ebenfalls obligatorisch für all jene, die Mitarbeiter beschäftigen.
Faktura und Buchhaltung: Steuern sicher managen
Der Fiskus ist vom ersten Tag der Selbstständigkeit an zugegen. Die Einkünfte aus gewerblicher oder freiberuflicher Tätigkeit müssen korrekt versteuert werden, um Nachforderungen und Strafen zu verhindern. Dies jedoch bezieht sich nicht nur auf das richtige Stellen von Rechnungen und deren Buchung, sondern auch auf die Behandlung von Ausgaben, Freibeträgen und steuerlich speziellen Aspekten wie Abschreibung und Vorauszahlung.
Und wenngleich die Buchhaltung früher von Hand gemanaged werden musste, ist das heute nicht mehr empfehlenswert. Vorauszahlungen und Steuererklärungen können inzwischen mit digitalen Anwendungen erstellt und übertragen werden. Eine solide Software, die auch die Details der Buchhaltung berücksichtigt, schützt Unternehmer vor Fallstricken und kann die Korrespondenz mit Steuerberater und Finanzamt erleichtern.
Korrespondenz: Kunden und Geschäftspartner verwalten
E-Mail, Brief und Telefon sind die drei Haupt-Kommunikationswerkzeuge, die Unternehmen heute für die Korrespondenz nutzen. Viel Zeit kann hier verloren gehen, wenn Adressen und Kontaktdaten nicht richtig verwaltet werden. Müssen Selbstständige immer wieder nach solchen Informationen suchen, erhöht das nicht nur das Fehlerrisiko, sondern kann auch zeitliche Ressourcen angreifen. Mit einer Software zur Adress- und Kontaktverwaltung passiert das nicht.
Hinterlegt werden können in professionellen Anwendungen sowohl telefonische als auch postalische Kontaktdaten und weitere Informationen zu E-Mail-Adressen, Steuernummern und individuelle Notizen. Es besteht folglich auch die Möglichkeit, besondere Details zu vermerken, die bei der Behandlung eines Kontakts berücksichtigt werden müssen. So stellen Selbstständige sicher, dass jeder Mitarbeiter informiert bleibt und sich eine kongruente Außenwirkung bildet. Differenzen und Unwissenheit nämlich schaden der Reputation und treiben wichtige Kontakte nicht selten in die Arme der Konkurrenz.
Datenschutz: Obligatorisch und unverzichtbar
Seit Mai 2018 schwebt die Europäische Datenschutz Grundverordnung (DSGVO) wie ein Damoklesschwert über Unternehmen, Vereinen und Institutionen. Wie ein ausführlicher Bericht des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie verdeutlicht, handelt es sich um ein äußerst komplexes Gesetz, dessen detailliert Umsetzung viel Aufwand erfordert. Unternehmen, die sich nicht mit dem Datenschutz nach DSGVO befassen und gegen die Vorgaben verstoßen, riskieren Bußgelder in empfindlichen Höhen. Gerade während der Anfangszeit kann ein Delikt folglich existenzbedrohende Ausmaße annehmen.
Unterstützende Software, die nach den Grundsätzen der DSGVO aufgebaut ist und Unternehmen bei der Einhaltung aller wichtigen Voraussetzungen hilft, gehört daher ebenfalls zur Grundausstattung. Nicht immer genügt das aber. In einigen Fällen muss auch ein Datenschutzbeauftragter bestellt werden. Dieser Experte jedoch wird mit passenden Anwendungen deutlich leichter dafür sorgen können, dass das Unternehmen im Zweifelsfall lückenlos Auskunft geben kann.
Fachspezifische Anwendungen
Administration, Buchhaltung, Löhne sowie Gehälter und Datenschutz sind zweifellos wichtig, um einen Betrieb erfolgreich führen zu können. Nicht vergessen werden darf dabei jedoch auch, dass die persönliche Ausrichtung und Professionen zusätzlichen Bedarf an Software und Arbeitsmaterialien mit sich bringt. Ein Designer benötigt entsprechende Hardware sowie Anwendungen, die ihn bei seiner täglichen Arbeit unterstützen. Gleiches gilt für Unternehmensberater, Psychotherapeuten, Ärzte, Architekten und alle anderen Menschen, die ihr Glück in der Selbstständigkeit suchen.
Die Beschäftigung mit wertvollen sowie notwendigen Tools sollte am Anfang der Selbstständigkeit mit viel Sorgfalt erledigt werden. Nur wer seinen konkreten Bedarf kennt und schlechte von guter Software zu unterscheiden weiß, wird nicht nur professioneller arbeiten, sondern auch seinen Finanzbedarf besser einschätzen können.
05.02.2019
