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Technik+Digitales

Faktoren für ein erfolgreiches IT-Outsourcing

Symbolbild Datencenter
IT-Outsourcing kann sich für Unternehmen rechnen. Allerdings nur dann, wenn sie dabei auch entsprechend sorgfältig vorgehen. Vor allem die Vorbereitungsphase ist entscheidend. (Bild: Pixabay.com, bsdrouin (CC0))
Kosten runter, Qualität rauf! So lautet die zentrale Forderung der Stakeholder in vielen Unternehmen. In dieser Situation entschließen sich viele Verantwortliche dafür, einen Teil ihrer IT auszulagern. Das klingt zumindest in der Theorie nach einem erfolgsversprechenden Modell. In der Praxis handelt es sich dabei allerdings um ein Projekt, bei dem sehr viele Stolpersteine lauern können. Um die Forderungen der Stakeholder tatsächlich zu erreichen, sollten deshalb vor allem die folgenden Faktoren beachtet werden.

Projekt detailgenau beschreiben

Im ersten Schritt geht es darum, eine Auswahl an möglichen Dienstleistern für das geplante Outsourcing-Projekt zu finden. Dazu ist es erforderlich, das Vorhaben so genau wie möglich zu beschreiben und dabei auch die jeweiligen Anforderungen an den potenziellen Auftraggeber detailgenau zu formulieren.

Für die Beschreibung des Outsourcing-Projekts bietet sich ein Soll-Ist-Vergleich an. Dabei wird zunächst der aktuelle Ist-Zustand beschrieben. In weiterer Folge geht es darum, den Soll-Zustand zu beschreiben. Dabei handelt es sich um den Zustand, der nach dem erfolgreichen Abschluss des Projekts in der IT herrschen sollte.

Bei größeren Vorhaben empfiehlt es sich, entsprechende Zwischenziele zu formulieren. Diese bieten Auftragnehmern einerseits die Möglichkeit, das Gesamtprojekt besser im Detail zu verstehen und sich andererseits nur für jene Projektphasen zu empfehlen, bei denen die entsprechende Expertise vorhanden ist.

Geeignete Anbieter finden

Um geeignete Anbieter für das geplante Outsourcing-Projekt zu finden, sollten Interessenten gebeten werden, einen Vorschlag für eine mögliche Vorgehensweise zu liefern. Hier trennt sich in vielen Fällen bereits die Spreu vom Weizen und es ist zumindest klar zu erkennen, wem die Kompetenz dafür gänzlich fehlt.

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Die Unternehmensgröße des Umsetzungspartners spielt im Hinblick auf dessen Kompetenz nur eine untergeordnete Rolle. Allerdings ist sie ein wichtiger Faktor, was die Ressourcen anbelangt. Für kleinere Projekte ist es oftmals ausreichend, sich kompetente Unterstützung auf einem Freelance-Portal wie beispielsweise Fiverr zu suchen.

Größere Projekte, deren Projektverlauf sich über mehrere Monate oder gar Jahre ziehen können, erfordern hingegen auch ein entsprechendes Volumen an vorhandenen Ressourcen. Hier sollte der Umsetzungspartner so aufgestellt sein, dass er einzelne Projektmitarbeiter im Urlaubs- und Krankheitsfall oder bei ungeplanten längeren Abwesenheiten durch eine kompetente Vertretung ersetzen kann.

Bei der Auswahl eines Outsourcing-Partners können vor allem die folgenden Fragestellungen hilfreich sein:

  • Ist das entsprechende IT-Know-how für die Projektumsetzung vorhanden?
  • Verfügt das Unternehmen über die erforderliche Branchenerfahrung?
  • Welche Referenzprojekte können vorgewiesen werden?
  • Wie ist das Unternehmen finanziell aufgestellt?
  • Sind ausreichend Ressourcen vorhanden?
  • Werden bei der Umsetzung Subunternehmen beauftragt?
  • Wie ist das Notfallmanagement in Krisensituationen aufgestellt?

Die Anforderungen formulieren

Im nächsten Schritt geht es darum, die an der Projektumsetzung interessierten Unternehmen zu einer verbindlichen Angebotslegung aufzufordern. Um möglichst genaue Angebote zu erhalten, sollten die Anforderungen entsprechend genau formuliert werden. Dazu empfiehlt es sich, diese in mehrere Bereiche zu untergliedern.

Folgende Abschnitte bieten sich dabei bei der Umsetzung eines IT-Outsourcing-Projekts an:

  • Technische Anforderungen: Dabei ist vor allem wichtig, zu beschreiben, wie die aktuelle Infrastruktur im Unternehmen aussieht und welche Schnittstellen beim Auslagerungsprojekt beachtet bzw. ersetzt werden müssen.
  • Funktionale Anforderungen: In diesem Abschnitt wird genau formuliert, was das System nach der Auslagerung noch können soll. Der Leistungsumfang kann dabei vom aktuellen Zustand abweichen. Es können sowohl mehr als auch weniger Funktionen gefordert sein.
  • Rechtliche Anforderungen: Vor allem, wenn es sich beim Auftraggeber um eine öffentliche Institution handelt, sind bei der Umsetzung des Projekts Gesetze und rechtliche Rahmenbedingungen zu beachten.
  • Merkmale der Leistungserbringung: Hier gilt es zu beschreiben, woran festgemacht werden kann, dass das IT-Outsourcing erfolgreich war.
  • Key Performance Indicators: Bei den sogenannten KPIs geht es darum, entsprechende Kennzahlen zu definieren, die sich auf den Erfolg des zukünftigen Systems beziehen.

Die Anforderungen sollten so genau wie möglich formuliert werden, denn das macht den Vergleich der Angebote in weiterer Folge wesentlich einfacher. Je detaillierter die erwarteten Leistungen beschrieben werden, desto unwahrscheinlicher wird es darüber hinaus, dass das Outsourcing-Projekt nicht so läuft wie geplant oder im schlimmsten Fall sogar ganz scheitert.

Den geeigneten Projektpartner auswählen

Auch wenn die Angebote einen kompetenten Eindruck hinterlassen, ist das keine Garantie dafür, dass auch die Projekte entsprechend umgesetzt werden. Deshalb ist es wichtig, den Formulierungen im Bedarfsfall ein wenig auf den Zahn zu fühlen. Es ist einfacher, noch einmal genau nachzufragen, bevor ein Vertrag unterschrieben wird.

Um aus den vorhandenen Angeboten den richtigen Umsetzungspartner für sein Projekt zu finden, gibt es mehrere Möglichkeiten. Einige Unternehmer setzen hier auf eine umfassende SWOT-Analyse. Eine bessere Vergleichbarkeit bietet jedoch ein Punktesystem.

Dabei wird jedem einzelnen Faktor eine unterschiedliche Wichtigkeit beigemessen. Die Punkte werden im Anschluss daran entsprechend gewichtet. Wenn beispielsweise die Branchenerfahrung bei einem Projekt als enorm wichtig für die erfolgreiche Umsetzung eingeschätzt wird, so kann dieser Punkt einfach höher gewichtet werden. Darüber hinaus gilt es, für jeden einzelnen Bereich eine Minimalpunktezahl zu definieren, die auf keinen Fall unterschritten werden darf, um den Projektzuschlag zu erhalten.

Damit ein hohes Maß an Objektivität bei der Punktevergabe erreicht wird, sollten mindestens drei Personen zur Bewertung herangezogen werden. Diese sollten grundsätzlich mit dem Thema vertraut sein, müssen aber nicht zwingend direkt in das Outsourcing-Projekt involviert sein. Je breiter die Streuung in der Jury, desto objektiver wird auch das Ergebnis. Bei einer zu großen Jury könnte das allerdings zu Lasten der Urteilskompetenz gehen, weil die einzelnen Mitglieder zu wenig Wissen haben, um die Angebote tatsächlich gut einschätzen zu können.

Due-Diligence-Prüfung durchführen

In den Angeboten können viele Behauptungen aufgestellt werden. Bevor ein bestimmter Umsetzungspartner endgültig den Zuschlag erhält und die Unterschrift unter einen entsprechenden Vertrag gesetzt wird, ist es wichtig, das jeweilige Unternehmen beziehungsweise die Person sorgfältig auf wirtschaftliche, rechtliche, steuerliche und finanzielle Verhältnisse zu analysieren.

Das Ausmaß dieser Prüfung ist auch hier wieder vom jeweiligen Projektumfang abhängig. Bei kleinen Outsourcing-Projekten, die mit einem Freelancer durchgeführt werden, reicht eine sogenannte „Simplified Due Diligence“. Bei großen Projekten werden im Rahmen einer „Enhanced Due Diligence“ detaillierte Informationen über die Unternehmen und die im Projekt involvierten Mitarbeiter eingeholt. Dazu gehört vor allem bei Projekten im öffentlichen Bereich auch eine Leumundsüberprüfung.

02.11.2021

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♦ Elek|tro|kaus|tik  〈f. 20; unz.; Med.〉 Zerstörung von (krankem) Gewebe durch elektrischen Strom

♦ Die Buchstabenfolge elek|tr… kann in Fremdwörtern auch elekt|r… getrennt werden.

Seh|ver|mö|gen  〈n.; –s; unz.; Med.〉 = Sehkraft

Fo|rel|len|stör  〈m. 1〉 geräucherter Seeteufel

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